|
|  |
 |
Das Travel Cost Management System
|
| |
| Was bietet TCM ONLINE? |
| EIN Travelmangement System ohne Redundanzen |
| Der Travelmanagement-Prozess ist in die IT-Systeme des Unternehmens integriert |
| Einhaltung der Reiserichtlinien |
| Verhandlungsposition gegenüber Leistungsträgern (Airlines, Hotels, Mietwagen etc.) wird wesentlich gestärkt |
| Direkte Reisekosten werden gesenkt durch „Best-Buy“-Funktionen |
| Administrative Aufgaben werden drastisch reduziert |
| Die Travelmanagement-Prozesskosten werden auf ein Minimum reduziert |
| Die Produktivität der Mitarbeiter in der Reisezentrale oder im Implant wird deutlich erhöht |
| Transparente Übersicht über SÄMTLICHE T & E Kosten im Konzern oder Unternehmen |
|
| |
Die Philosophie von TCM
Der Einsatz von TCM ONLINE ist so gedacht, dass die Stelle in der diese Software eingesetzt ist, ein Kompetenzzentrum repräsentiert. Die Kompetenzen der Mitarbeitenden in diesem „Zentrum“ liegen nicht nur in der Bestimmung des, für das Unternehmen günstigsten Transportmittels, sondern auch in der Kontrolle über die Einhaltung der Reiserichtlinien sowie die Kontrolle der abgerechneten Spesen.
Aufgrund dieses Vorgehens gibt es
- Eine hohe Transparenz der Reisekosten
- Eine enorme Reduktion der administrativen Kosten für die Bearbeitung und Verbuchung der Reisekosten
- Die Rückforderung der Vorsteuer für Reisekosten
- Eine Kostenkontrolle für Leistungen die bei Leistungsträgern eingekauft wurden
- Eine reale Beurteilung abgerechneten Kosten.
Sofern TCM ONLINE als Dienstleistung eines Reisebüros für Firmen angeboten wird, besteht für das Reisebüro eine zusätzliche Einkommensquelle und mehr oder weniger die Garantie, bei guter Arbeit den Kunde nicht zu verlieren. |
|
|
| Weitere Informationen |
 |
|
| Preisliste |
| Download Fallstudie |
| |
Weitere Informationen und Beratung zu TCM ONLINE erhalten Sie unter Telefon
0041 52 203 30 24 |
| |
|
| |
| Aktuell 10.10.2005 |
|
| TCM ONLINE |
| Neu bietet ONLINE TRAVEL seinen Partnern ein komplettes IT-Paket für Commercial Reisebüros und Firmenreisestellen. Kernstück bildet das Travel Management System TCM ONLINE. Es wurde von «Traviswiss-Vater» Peter Miller, der über mehr als 30 Jahre IT-Erfahrung in der Reisebranche verfügt, entwickelt und ins Unternehmen mit eingebracht. Mit TCM ONLINE können die administrativen Kosten einer Firma für die Verarbeitung der Reisekosten bis zu 80 Prozent reduziert werden. Die Sparpotenziale liegen etwa in der Verarbeitung von Spesenabrechnung, -auszahlung und sonstigen Reisekosten. Wesentlich ist auch, dass mit der Erfassung der Spesen die Vorsteuer-Rückforderung automatisch gerechnet wird. Und da sämtliche Kosten einer Reise unter einem Geschäftsfall abgelegt werden, sind für das Controlling die einzelnen Aufwände unproblematisch nachvollziehbar. |
| |
|
|
Allgemeines
In TCM ONLINE werden alle Kosten die im Zusammenhang mit einer Geschäftreise bestehen, verwaltet. Nur so lassen sich nachvollziehbare, korrekte und transparente Belastungen der Kostenträger machen. Dementsprechend genau sind auch statistische Auswertungen.
Der Kostenursprung kann eine Rechnung für einen Mietwagen, die Schnittstelle aus einem Reservationssystem oder die Abrechnung der Reisespesen eines Mitarbeitenden sein.
Eine der Hauptaufgeben von TCM ONLINE ist die Kostenkontrolle. So wird zum Beispiel im „BSP-Abgleich“ geprüft, ob ein Ticket zu recht verrechnet oder die Kosten eines Tickets korrekt dem (den) Kostenträger (n) belastet wurden.
In TCM ONLINE können Primär- und Sekundärkosten verarbeitet und verrechnet werden. |
Datenaustausch
Um Informationen in TCM ONLINE verarbeiten oder von TCM ONLINE an andere Systeme abgeben zu können, besteht eine Vielzahl von Schnittstellen.
So werden zum Beispiel Daten aufgrund von Flugreservationen nicht von TCM ONLINE generiert sondern aus dem Reservationssystem mit dem die Reservation und der Ticketausdruck erfolgte, via Schnittstelle in TCM ONLINE übernommen. Um im Reservationssystem, Daten über den Mitarbeitenden eines Unternehmens zu haben, wird aufgrund der maschinellen Personalmutation von TCM ONLINE eine Schnittstelle generiert in der die erforderlichen Daten gespeichert sind.
|
Auswertungen
Diese Daten können mit vielen vorhandenen, vorgegebenen Statistiken ausgewertet und mit „Dynamic Cubes“ analysiert und im Excel graphisch präsentiert werden. |
History
TCM ONLINE beinhaltet eine Geschichtsschreibung für die wesentlichsten Daten über die Reisen eines Mitarbeitenden. |
Informationsfluss
In TCM ONLINE sollten keine Daten manuell erfasst werden, die in irgendeinem System eines Unternehmens gespeichert sind. Es ist zwar möglich, diese manuell zu erfassen da alle Funktionen vorhanden sind, aber es ist aus verschiedenen Gründen nicht sinnvoll. Einer manuellen Tätigkeit liegt immer eine von Menschen ausgelöste Information zu Grunde. Informationen in diesem Sinne sollten sich aber auf das Wesentliche beschränken und kein Ersatz für elektronische Schnittstellen sein die erstens billiger und zweitens auch noch schneller arbeiten. |
Transportkosten
Transportkosten deren Kostenentstehung in einem Reservationssystem liegen werden ebenfalls über eine von TCM ONLINE definierte Schnittstelle übernommen. |
Rechnungswesen
Alle Informationen, die für das Rechnungswesen benötigt werden kommen, via von TCM ONLINE definierter Schnittstellen, aus dem Rechnungswesen des Unternehmens. Somit besteht in TCM ONLINE jederzeit die Möglichkeit, erforderliche Plausibilitätstests aufgrund aktueller Informationen durchzuführen.
Aufgrund dieses Vorgehens ist gewährleistet, dass eine fehlerfreie Datenabgabe von TCM ONLINE an das Rechnungswesen ohne, dass menschliche Interventionen oder Aktivitäten erforderlich sind, verarbeitet werden kann. |
Spesenverarbeitung
Der Mitarbeitende hat die Möglichkeit seine Spesen während oder nach der Reise via Intranet zu erfassen. Nachdem die Originalbelege mit der Zusammenfassung der Spesen an das Kompetenzzentrum abgegeben wurden, werde diese noch auf die Korrektheit der Abrechnung geprüft und sofern in Ordnung, für die Auszahlung freigegeben. Von TCM ONLINE wird eine Schnittstelle geschrieben, in der die Buchungssätze für die zu bezahlenden Spesen enthalten sind. Diese Daten werden in der Kreditorenbuchhaltung eingelesen und so, dem Mitarbeitenden auf das von ihm gewünschte Konto überwiesen.
Die Spesen können aber auch aufgrund eines Abrechnungsbeleges der vom Reisenden erstellt wurde, von Mitarbeitenden des Kompetenzzentrums direkt in TCM ONLINE erfasst werden. Die Auszahlung erfolgt gleich dem vorgängig beschriebenen Weg.
Mit der Verarbeitung der Spesen wird aufgrund verschiedener, in TCM ONLINE gespeicherter Parameter, die maschinelle Berechnung der Vorsteuer durchgeführt. |
Konzernverrechnung
TCM ONLINE beinhaltet die maschinelle Verrechnung der Kosten innerhalb eines Konzerns. So können aus einem Kompetenzzentrum für Mitarbeitende unterschiedlicher Konzerngesellschaften Leistungen eingekauft werden. Ohne manuelles Zutun, werden diese Kosten im Rahmen von Kontokorrentbuchungen an das Rechnungswesen übermittelt. Zugleich erstellt TCM ONLINE die Buchungssätze für die jeweiligen Konzerngesellschaften nach Bedarf in eine oder mehrere Dateien geschrieben. Bei diesen Buchungen werden andere Kontenpläne, Steuerparameter oder MWST Kennzeichen berücksichtigt. |
Bestehende TCM ONLINE-Schnittstellen
| Von |
An |
| Kreditkartenfirmen |
TCM ONLINE Personaldaten |
| Reservationssystem |
TCM ONLINE Dossierhandling |
| REW Kostenstellen |
TCM ONLINE Kostenstellen |
| REW Sachkonten |
TCM ONLINE Sachkonten |
| REW Kreditoren |
TCM ONLINE Kreditoren |
| REW Geldinstitute |
TCM ONLINE Geldinstitute |
| REW Währungen |
TCM ONLINE Währungen |
| REW Wechselkurse |
TCM ONLINE Wechselkurse |
| REW Aufträge |
TCM ONLINE REW-Aufträge |
| REW Projekte |
TCM ONLINE REW Projekte |
| Personaldaten |
TCM ONLINE Personaldaten |
| TCM ONLINE Personaldaten |
Reservationssystem |
| TCM ONLINE Reisespesen |
REW Kreditorenbuchhaltung |
| TCM ONLINE Reisekosten |
REW Finanzbuchhaltung
REW Kostenstellen- /-trägerrechnung |
| TCM ONLINE Kreditoren |
REW Kreditorenbuchhaltung |
| TCM ONLINE Diverse Daten |
Microsoft Excel |
| TCM ONLINE Ausbildungsdaten |
Personalsystem |
|
|
| |
 |
|
|
|
|
|
